Teams Lobby

De lobby instellen in microsoft teams

Als organisator van de vergadering/ ouderspreekavond kun je bepalen wie rechtstreeks deelneemt aan deze vergadering en wie moet wachten (in de lobby) totdat jij deze persoon toelaat tot de vergadering.

Als je mensen laat wachten in de lobby, zie je een lijst met personen in deze lobby. Van hieruit kun je kiezen of je ze wilt toelaten of nog laat wachten..

Je ontvangt van de administratie een overzicht van de ouders die jou willen spreken op de mentorspreekavond. De administratie zorgt ook voor een overzicht met emailadressen van deze ouders Je kunt de uitnodiging voor de vergadering/ouderspreekavond in één keer versturen naar alle ouders.

Stap 1

Maak een nieuwe team afspraak aan door naar de microsoft teams agenda te gaan en nodig hierbij de gasten uit.
Optioneel kun je de tijden aanpassen, een locatie toevoegen en een bericht meesturen (je tijden schema).

Opmerking. In de teams uitnodiging zien alle deelnemers elkaars e-mailadres. Als je dit niet wilt moet je aparte uitnodigingen maken of in outlook zelf een mail maken waarbij je alle deelnemers in de BCC zet en de team link in de mail plakt.

Druk op verzenden.

Stap 2

Ga terug naar naar de agenda en druk op de zojuist gemaakte uitnodiging.
Kies bewerken.

Stap 3

Open de vergaderopties. Het kan zijn dat de opties niet direct zichtbaar zijn, druk op de 3 puntjes.

Stap 4

Pas de opties op twee plekken aan:

Wie hoeft niet in de lobby te wachten? naar Alleen mezelf
Wie kan presenteren? naar Alleen mezelf
Kies opslaan.
Het aanpassen van 'wie kan presenteren' zorgt ervoor dat andere deelnemers behalve jezelf in de vergadering geen mensen kunnen toelaten.

Het resultaat

Wanneer je de vergadering start krijg jij in je scherm een melding als een genodigde zich in de lobby bevind.
Druk op 'Deelnemers weergeven' om een overzicht te krijgen.

In het deelnemers overzicht kun je wel of niet toestaan of iemand de vergadering mag bijwonen.
Iemand die zich al in de vergadering bevind kun je hier ook uit de vergadering verwijderen.
Je kan ook iemand even toelaten om te vertellen dat het vorige gesprek iets uitloopt met het verzoek om zich later opnieuw aan te melden.